تبدیل فاکتور به مودیان مالیاتی
ساختار فایل هر شرکت میتواند متفاوت باشد. موتور نگاشت باید نام و ترتیب ستونها را به مدل استاندارد داخلی تبدیل کند.
تبدیل فایل اکسل به صورتحساب الکترونیکی چگونه انجام میشود؟
ارسال گروهی صورتحساب از Excel زمانی قابل اعتماد است که فایل ورودی مستقیماً به شرکت معتمد تحویل نشود. ابتدا دادهها باید به یک مدل داخلی مانند صورتحساب، اقلام صورتحساب، فروشنده، خریدار، روش تسویه و صورتحساب مرجع تبدیل شوند. این لایه میانی امکان کنترل، اصلاح گروهی و تغییر شرکت معتمد را فراهم میکند.
| ستون فایل مشتری | فیلد استاندارد | کنترل پیشنهادی |
|---|---|---|
| کد کالا / شناسه خدمت | ProductOrServiceId | وجود، طول و سازگاری با نوع قلم |
| کد یا شناسه خریدار | BuyerIdentity | تطابق با نوع شخص حقیقی یا حقوقی |
| فی، تعداد و تخفیف | Quantity / UnitPrice / Discount | بازمحاسبه مبلغ خالص و جمع اقلام |
| مالیات و عوارض | TaxRate / TaxAmount | کنترل نرخ، معافیت و اختلاف محاسباتی |
| شماره فاکتور مرجع | ReferenceTaxId | برای اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش |
چه اطلاعاتی قبل از ارسال باید کنترل شود؟
- نوع و الگوی صورتحساب و موضوع آن؛ اصلی، اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش.
- اطلاعات هویتی و اقتصادی فروشنده و خریدار متناسب با نوع صورتحساب.
- شناسه کالا یا خدمت، واحد اندازهگیری، مقدار، مبلغ و نرخ مالیات.
- مجموع اقلام، تخفیف، مالیات، مبلغ نقدی و نسیه و روش تسویه.
- شماره و شناسه مرجع برای اسناد اصلاحی یا ابطالی.
- تکراری نبودن ارسال و استفاده از شناسه Idempotency برای جلوگیری از ارسال دوباره.
ویژگی مهم برای حسابداران: قالب نگاشت هر مشتری یکبار ذخیره شود تا فایلهای ماههای بعد بدون تنظیم مجدد وارد شوند.
مراحل ارسال فاکتور به سامانه مؤدیان
- تعریف مؤدی و روش ارسال: ثبت مشخصات کسبوکار و اتصال به شرکت معتمد.
- دریافت اطلاعات: ورود دستی، فایل Excel یا CSV، API و فاکتورهای حسابداری آنلاین.
- پیشنمایش و کنترل: نمایش تعداد ردیف معتبر، هشدارها و خطاهای مسدودکننده.
- ارسال دستهای: ایجاد درخواست قابل رهگیری و ارسال از Adapter شرکت معتمد.
- استعلام وضعیت: دریافت نتیجه، شناسه مالیاتی و ثبت پاسخ سامانه.
- اصلاح و ارسال مجدد: رفع خطا بدون از دست رفتن نسخه اولیه و تاریخچه تغییرات.
وضعیتهایی که در داشبورد باید دیده شوند
| وضعیت | معنا | اقدام کاربر |
|---|---|---|
| پیشنویس | اطلاعات هنوز کامل یا نهایی نشده است | تکمیل و اعتبارسنجی |
| نیازمند اصلاح | یک یا چند کنترل داخلی ناموفق است | مشاهده شرح ساده خطا |
| آماده ارسال | کنترلهای داخلی با موفقیت انجام شده است | تأیید ارسال |
| ارسالشده | درخواست به شرکت معتمد تحویل شده است | انتظار برای نتیجه |
| پذیرفتهشده | شناسه مالیاتی دریافت شده است | آرشیو و تطبیق |
| ردشده | سامانه یا شرکت معتمد خطا برگردانده است | اصلاح و تلاش مجدد |
ارسال از حسابداری آنلاین
در ماژول حسابداری آنلاین مشاوران مالی، فاکتور فروش از ابتدا با فیلدهای موردنیاز صورتحساب الکترونیکی طراحی میشود. در نتیجه کاربر لازم نیست اطلاعات را دوباره در فایل Excel وارد کند؛ فاکتور تأییدشده مستقیماً وارد صف کنترل و ارسال مالیاتی میشود.
مقررات، الگوها، نرخها و مهلتهای قانونی ممکن است تغییر کنند. نسخه اجرایی سامانه باید قواعد را تاریخدار و قابل بهروزرسانی نگهداری کند و اطلاعات نهایی از منابع رسمی سازمان امور مالیاتی و شرکت معتمد کنترل شود.